Toute annulation de la participation du représentant principal de l’entreprise ou de l’un de ses accompagnateurs devra être notifiée par courrier électronique à AFRICAWI . Un accusé de réception sera adressé en retour par AFRICAWI pour confirmer la prise en compte de cette annulation. À défaut de réception de cet accusé de réception, il appartient à l’entreprise de s’assurer qu’AFRICAWI  a bien reçu sa demande.

En cas d’absence du participant lors de la mission, sans qu’une annulation officielle n’ait été communiquée à AFRICAWI, l'entreprise sera considérée comme ayant annulé sa participation Son inscription sera automatiquement annulée, sans possibilité de remboursement des sommes déjà versées, et l’intégralité du montant de la mission restera due par l’entreprise.

Par ailleurs, toute entreprise n’ayant pas réglé le solde de sa participation à la date limite précisée dans les Conditions de paiement sera considérée comme ayant annulé sa participation. Son inscription sera automatiquement annulée, sans possibilité de remboursement des sommes déjà versées.